年1回の開催が義務づけられている総会ですが、議題によっては組合員同士で意見が割れたり、会議が混乱するような場面があります。
全体をまとめる際は、何を基準に判断すれば良いのでしょうか。
当サイト会員の松山マンション管理士より、スムーズな総会運営のために、いくつかの判断基準をご紹介いただきます。

 =========================================================

マンション管理士職人の松山です。
さて、今回は、いたってまじめなコラムです。
テーマは「総会に提出された出席票・委任状・議決権行使書は、組合員の閲覧請求の対象書類になるか？」です。
トラブルのにおいがぷんぷんしますね。

管理組合で、例えば理事会と組合員とで争いがあるような話題を持っている場合、総会での審議について、反対派の方々から、様々な抵抗を受けることがあります。
我々マンション管理士は、大方の場合、理事会側のコンサルであることから、組合員側の主張がよほど正当なもの、あるいは明確に管理組合の利益になるものでない限り、単なる少数者（そのマンションにとって少数派の価値観を持つ方々）の意見として、汲み取りはするものの、一意見として受け取ることしかできないのが現状です。

あくまで個人的な意見ですが、マンションに正義はありません。
多数を取った方が正義であり、それが裁判所においてひっくり返れば、表になった方が正義です。

そのような状況の中で、少数派の方々が「総会の議決権行使の数に疑義がある」ということで、すべての出席票、委任状、議決権行使書の提出者の用紙を閲覧したいという要求があったとします。

この場合、理事長・理事会側は、閲覧させるべきなのでしょうか？
5つの視点からこれを検討してみたいと思います。

ところで、総会の議場において賛成者は挙手を、反対者は挙手を、という議決権の行使をカウントすることがほとんどと思われますが、この議決権行使の方法は議長が決定します（その前に、よろしいでしょうか？という確認がありますが） この議決権行使の方法では、少なくとも出席者においては、賛成者が誰かがわかってしまいます。これをわからないようにしたい場合、議決権行使書の短冊等を用意して、議案ごとに名前と賛成・反対を記入し、箱に入れてもらうような方法であれば、匿名とすることができます。

果たして、挙手という議決権行使の方法自体に問題はないのでしょうか。

区分所有法の立法担当者は「区分所有法で定める集会は、原則全員が集まって意見を交わし総意を決める。」ということを想定しているとのことです。
そもそも委任状や議決権行使書はあくまでサブであって、出席が基本だと考えているのですね。
そして、区分所有法は民法の「共有」の考え方に関する特別法※です。
したがって、全組合員が総会に出席して意見を交わすことについて、誰が何を言った、どんな意見かは、わかって当然であるという前提ということであり、挙手で誰が賛成したか、反対したかが分かったとしても、それは共有において当然に生じるものであるという考え方ですから、特に問題はない、ということのようです。

スムーズな総会運営のためのヒントをいくつかご紹介しましたが、以上の理由から、出席票・委任状・議決権行使書の閲覧請求があった場合には、慎重にご判断されることをお勧めいたします。

（松山マンション管理士）

 =========================================================

いかがでしたでしょうか。
今回のコラムを参考に、もし判断に困ることがありましたら、経験豊富な専任担当者と当サイト会員のマンション管理士がお力になります。
お気軽にご相談ください。

次回もどうぞお楽しみに。